Planowanie wydarzenia takiego jak konferencja wymaga starannego analizowania wielu aspektów, które wpływają na jego powodzenie. Organizacja konferencji obejmuje zarówno kwestie logistyczne, jak i merytoryczne, co czyni ten proces złożonym i wymagającym. Głównym elementem jest określenie celu konferencji, który powinien być zgodny z oczekiwaniami uczestników a także zamierzeniami organizatorów.