Rozwiązania informatyczne Comarch – charakterystyka poszczególnych modułów

W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wówczas, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich sytuacjach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, natomiast sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.

Znaczenie ma przede wszystkim dostosowanie jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Inaczej wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, inaczej firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze całkiem inaczej organizacji, w której system musi obsługiwać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe lub kadrowe. Przed podjęciem decyzji warto więc określić, które czynności mają zostać przekształcone, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu a także gdzie obecnie powstają najczęstsze błędy i opóźnienia.

Samo uruchomienie systemu nie znaczy jeszcze, że procesy w firmie zostaną automatycznie uporządkowane. W praktyce dużo zależy od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przekształceń. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorodne obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac konieczne jest uwarunkowanie, które moduły i funkcje będą de fakto wykorzystywane. Ważne jest także sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy przestarzałe informacje mogą w przyszłości utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się także, że podczas analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choćby nie są już potrzebne lub powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez przemian może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.

Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Wręcz poprawnie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, jeśli osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy planowaniu przeróbek warto uwzględnić czas niezbędny na naukę oraz okres, w którym pracownicy mogą jednocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować obowiązujące obowiązki. Nie zawsze również rozsądne jest wprowadzanie wszystkich zmian równocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych wycinków, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym istotne są także integracje z innymi narzędziami, sposób zamiany danych a także zakres dostępu poszczególnych użytkowników.

Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają także kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich w głównej mierze zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków a także sposób postępowania w przypadku, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej z dużą uwagą zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej ocenić, czy konieczna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym wyjściem. Wdrożenia Comarch wymagają więc nie tylko i wyłącznie pracy technicznej, lecz też analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. Szczególnie ważne staje się to wówczas, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnorakich etapach obsługi. W takiej sytuacji dosłownie niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może mieć wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.

Zobacz także: comarch łódź.