Wdrożenia Comarch a dostosowanie konfiguracji do procesów organizacyjnych

Wybór systemu informatycznego w zakładzie usługowym to dopiero początek przeróbek, ponieważ samo uruchomienie kodu nie znaczy jeszcze, że będzie on właściwie wykorzystywany. W praktyce bardzo dużo sugestie wymaga dostosowanie sposobu pracy do sposobności systemu a także określenie, które procesy powinny zostać zmienione, a które nie gorzej pozostawić bez większych przemian. Dotyczy to zarówno obiegu dokumentów, ewidencji danych, obsługi dystrybucji, gospodarki magazynowej, jak i rozliczeń.

Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnorakich obszarach działalności, dlatego sposób jego konfiguracji zależy w głównej mierze od wielkości organizacji, liczby użytkowników oraz zakresu realizowanych operacji. Im bardziej rozbudowane są procesy, tym większe znaczenie ma wcześniejsze uporządkowanie danych i zasad pracy.

Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko kwestie techniczne powiązane z instalacją albo konfiguracją systemu. Istotnym etapem jest analiza tego, jak poszczególne czynności są wykonywane przed rozpoczęciem pracy z nowym rozstrzygnięciem. W tym miejscu często wychodzą na jaw powtarzające się operacje, ręczne przepisywanie informacji lub korzystanie z kilku niezależnych źródeł danych. Zmiana systemu może więc wymagać podjęcia decyzji, które informacje mają zostać przeniesione, jak powinny wyglądać uprawnienia użytkowników i kto będzie odpowiadał za poszczególne obszary. Oczywiście nie każdy dotychczasowy sposób działania da się przenieść bez zmian. Czasami konieczne jest implementację procedur do dostępnych funkcji, innym razem potrzebna jest dodatkowa konfiguracja.

Duże znaczenie moraz jakość danych wprowadzanych do systemu. Nieaktualne kartoteki, powielone rekordy czy niespójne oznaczenia mogą utrudniać późniejszą pracę niezależnie od tego, jakie funkcje oferuje oprogramowanie. Z tego powodu przygotowanie danych jest jednym z etapów, którego nie warto traktować wyłącznie jako czynności technicznej. W przedsiębiorstwach, w których z systemu korzysta wiele ludzi, powinno się też ustalić zasady wprowadzania i aktualizowania informacji. Całkiem inaczej może wyglądać praca osoby zajmującej się sprzedażą, całkiem inaczej magazyniera, a jeszcze przeciwnie pracownika odpowiedzialnego za księgowość. Oprogramowanie Comarch umożliwia wykorzystywać różnorakie procesy, niemniej jednak sposób wykorzystania dostępnych modułów powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb organizacji, a nie z samej liczby dostępnych funkcji.

Na przebieg przekształceń wpływa także przygotowanie pracowników do korzystania z nowego środowiska. Wręcz prawidłowo skonfigurowany system może być wykorzystywany w ograniczonym zakresie, jeżeli już użytkownicy nie znają nowych procedur lub nie rozumieją, jakie znaczenie ma poprawne wprowadzanie danych. W praktyce pierwsze tygodnie pracy często ujawniają sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych ustaleń. Pojawiają się pytania dotyczące konkretnych operacji, wyjątków od przyjętych zasad czy dostępu do określonych informacji. Dlatego wdrożenia Comarch należy postrzegać jako proces obejmujący zarówno konfigurację rozwiązania, przygotowanie danych i procedur, jak i organizację codziennej pracy użytkowników. Zakres tych działań może być różny w współzależności od przedsiębiorstwa, a ich konsekwencje są widoczne głównie w sposobie obiegu informacji i wykonywania powtarzalnych czynności.

Zobacz również: comarch oprogramowanie księgowe.