Usługi logistyczne a organizacja procesów związanych z transportem

Sprawne przemieszczanie towarów pomiędzy dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu detali. Samo postanowienie terminu transportu nie wystarcza, o ile towar nie jest przygotowany do wydania lub dokumenty zawierają przestarzałe dane. W codziennej pracy właśnie takie na pozór drobne kwestie na prawdę bardzo często powodują dodatkowe czynności.

Usługi logistyczne mogą obejmować różne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy albo zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania realnie występują w danym łańcuchu dostaw. Całkiem inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a przeciwnie przy wielkiej liczbie niewielkich przesyłek kierowanych w różnorakie miejsca. Znaczenie moraz częstotliwość dostaw, wielkość zapasów a także sposób przygotowania produktów. Jeżeli magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, dosłownie dostępny pojazd nie rozwiązuje problemu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.

W praktyce część obowiązków związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W współzależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania produktów, obsługi zwrotów albo kilku tych czynności równocześnie. Taki podział wymaga dokładnego ustalenia zasad przekazywania towaru a także informacji. Szczególnie ważne są sytuacje odbiegające od planu. Jeżeli już odbiorca zmieni godzinę dostawy, trzeba wiedzieć, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o kolejnym postępowaniu. Jednakowo wygląda sytuacja przy brakach w dostawie lub różnicy w gronie dokumentacją a rzeczywistą liczbą egzemplarzy. Niejasne procedury powodują wtedy, że kilka osób wykonuje te same czynności kontrolne albo oczekuje na decyzję innej strony. Przy ustalaniu zakresu obsługi warto więc uwzględnić także takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zlecenia.

W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu towarów. Zakres jego obowiązków zależy od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy ważne jest natomiast to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W przeciwnym razie łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na podstawie wcześniejszych danych. Problem może być nieznaczny przy pojedynczym zleceniu, lecz przy sporej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto również pamiętać, że szybkość działania nie zawsze znaczy wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. O ile przyspieszenie jednego etapu sprawia więcej pomyłek w trakcie kompletacji lub testom dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać później wykorzystana na poprawki.

Na sposób prowadzenia procesów wpływa również charakter przechowywanych produktów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe albo wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty proste do magazynowania i pakowania. Znaczenie moraz układ przestrzeni. O ile towary często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Tak samo funkcjonuje sezonowe powiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć jednocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto zatem obserwować nie tylko i wyłącznie ostateczny termin dostawy, niemniej jednak także czas niezbędny na poszczególne czynności, liczbę korekt a także miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.

Polecam: paletyzacja.